As vantagens de usar um TMS completo

Uma das melhores opções para aqueles que desejam aumentar sua produtividade, reduzir custos e ser muito mais eficiente nas entregas é usar um Transportation Management System (TMS), ou Sistema de Gestão de Transporte e Logística, completo. Um TMS é conhecido como uma tecnologia de gerenciamento de transporte que, além de ajudar no controle de operações, permite que qualquer empresa tenha vantagens de negócio ao atuar por meio de processos automatizados.

Por trás dessa tecnologia, existe uma série de funcionalidades encarregadas de promover ofertas de valor para os usuários. Com o transpoFrete, o TMS da transpoBrasil, é possível reduzir ao máximo seus custos de transporte e melhorar o nível de serviço. Como? Confira, a seguir, quais as vantagens de usar um software de gestão completo:

 

Mais praticidade na gestão de documentos

O número de documentos que uma empresa recebe diariamente é enorme, o que pode ser um grande problema quando não se tem o apoio de um TMS completo para fazer sua gestão. Se levarmos em consideração que uma empresa com uma conta frete mediana pode expedir e receber em torno de 30 mil notas fiscais, conhecimentos de frete, autorizações, em apenas um mês, é praticamente impossível eliminar a chance de que não ocorra um erro no processamento dessas documentações.

Nessas horas, portanto, é imprescindível contar com uma software de gestão.

Tarefas que antes eram feitas em horas podem ser executadas em segundos e você ainda consegue eliminar erros de digitação causados pela inclusão manual de informação. Além disso, é possível facilitar o entendimento das inconsistências, liberar a equipe para atividades estratégicas, otimizar a gestão de fornecedores, evitar problemas com transportadoras e clientes, diminuir erros com cobranças de frete e também o tempo gasto com controle de documentos – com o transpoFrete, por exemplo, é possível reduzir o tempo de digitação para equipes em mais de 60%.

 

Otimiza a gestão de operações de frete

Qualquer empresa embarcadora, seja do meio industrial ou varejista, enfrenta processos diários de contratação, solicitação e aprovação de frete. No entanto, essas são tarefas que exigem certa organização por parte do embarcador, afinal, são momentos em que se está lidando com negociações de valores e a consolidação de parcerias, e é preciso ter um alto nível de controle durante esse processo. Mas, como fazer isso? Usando um TMS completo.

Ao apostar nessa solução é possível fazer uma gestão das operações de frete, como simulações e solicitações de frete ou cotações, de forma otimizada e ágil dentro de um sistema único de gerenciamento, facilitando o controle de custos e fornecedores. Os registros se tornam mais precisos e as alçadas de aprovação podem ser previamente definidas. Além disso, você reduz o tempo destinado à organização e controle de solicitações de frete; elimina o tempo gasto com cálculos de frete, com a verificação de listas de prazos das transportadoras e com a comparação de tabelas; registra todas as operações de frete; e otimiza a tomada de decisão do embarcador.

 

Organiza a gestão de valores

 

Fazer uma gestão competente de valores no setor de logística é essencial para qualquer empresa, porém, para muitas, ainda funciona como um desafio. Primeiramente, por exigir grandes esforços da equipe, que usa boa parte do seu tempo para gerenciar o grande volume de conhecimentos de transporte, os CT-es, recebidos. Porém, com um TMS completo é possível vencer diversos obstáculos e com esse não é diferente.

Com a automação das auditorias de fretes e controle das divergências as organizações podem liberar a equipe logística para demandas táticas e estratégicas; aumentar a produtividade e eficiência; ampliar o nível de controle em relação à conferência de valores; melhorar a gestão financeira; e reduzir custos com cobranças indevidas.

 

Melhora o relacionamento com fornecedores

Uma das vantagens do uso do TMS é melhorar e fortalecer o relacionamento com fornecedores. Independentemente do porte da empresa ou do volume de trabalho é preciso trocar informações de forma ágil e clara com as transportadoras, facilitando operações como expedição, embarque, entrega e resolução de ocorrências.

Para isso, é necessário ter canais e padrões para troca de documentos, processos claros para o envio de notificações e cobranças e, obviamente, uma equipe treinada para manter tudo isso funcionando. Ou seja, realizando comunicação com as parcerias de transporte e serviço da sua empresa por meio de um software de gestão.

Entre os benefícios do uso de um TMS estão: agilizar a troca de documentos entre parceiros, tornar a troca de informações sobre problemas e ocorrências mais transparente e evitar devoluções e reentregas.

 

Gerencia entregas e ocorrências com eficiência

Fazer a gestão de entregas e ocorrências não é uma tarefa fácil. Controlar prazos de entrega, contornar ocorrências, evitar custos desnecessários com reembolsos ou reentregas, avaliar atrasos, erros e devoluções, pode ser um desafio enorme quando não se tem a automação como aliada. Porém, com o uso de um TMS completo você pode ter sucesso em todas essas tarefas de gestão.

Com um software como o transpoFrete é possível: acompanhar o ciclo de entrega do pedido; melhorar a gestão da informação sobre as entregas; facilitar o monitoramento de processos e a aplicação de melhorias; reduzir custos, evitando devoluções e reentregas; e permitir a resolução proativa de problemas, antes mesmo que a informação chegue ao cliente final.

Portanto, a nossa dica é: adote um TMS e não seja aquela empresa que toma ciência de uma ocorrência apenas quando o cliente liga para reclamar. Esteja a frente, seja proativo.

 

Automatiza processos rotineiros de aprovação de frete

Toda contratação de frete deve ter início quando o valor negociado é aprovado – e quando o mesmo é compatível com a disponibilidade de caixa da embarcadora, é claro. Além disso, a responsabilidade pelas aprovações deve ser clara, de forma a evitar que pessoas não autorizadas liberem pagamentos em nome da empresa.

Por isso, em um momento como esse de negociações, é fundamental contar com um sistema que permita determinar alçadas de aprovação específicas para cada situação, melhorando o controle sobre toda a operação logística. E ainda: registrar todas as aprovações de contratação de fretes, formalizar e padronizar cotações (eliminando a utilização de e-mails e cotações informais), organizar o processo de aprovações de frete e facilitar a comunicação entre as áreas financeira e logística.

 

Potencializa a visão estratégica

Ter uma visão estratégica dos negócios é primordial para crescer e ter sucesso. No entanto, é necessário também reunir e analisar informações relacionadas a qualidade do serviço de entrega, eficiência no cumprimento de prazos e participação dos custos de transporte nas vendas totais da empresa, por exemplo. O objetivo principal é aprender, corrigir e melhorar os resultados, algo que só é possível para quem tem dados organizados e acessíveis.

Portanto, nessas horas, é essencial contar com um sistema automatizado de gestão logística. Por meio do módulo de BI do transpoFrete, por exemplo, é possível ter todos os dados gerados pelo setor para fazer comparações e controlar indicadores chave – como fluxo de compras e vendas.

Entre suas principais vantagens estão: o acesso claro e rápido a informações estratégicas, permitindo uma tomada de decisão mais rápida e precisa; o conhecimento total a informações operacionais e gerenciais; o reconhecimento de falhas; e o alcance de resultados e desempenho das principais atividades logísticas em tempo real.

 

Reduz custos

Você deve ter percebido que em todas os pontos citados até agora é possível que a sua empresa diminua o tempo que a equipe deposita para a finalização de determinada atividade, tenha menos retrabalho devido a automação de determinados processos, como o controle de ocorrência, por exemplo, e não tenha gastos desnecessários por um erro na auditoria de frete, certo? Mas, afinal, o que todas essas situações têm em comum?

A resposta para essa pergunta é muito simples: elas estão totalmente relacionadas com a redução de custos, um dos principais benefícios de um TMS. Com um software de gestão completo é possível reduzir até 20% do valor da sua conta frete. Ou seja, você pode eliminar grande parte dos custos existentes ao realizar uma operação de gestão de transporte de alto nível.

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