Auditoria de frete e o impacto na gestão de valores

Uma das atividades mais importantes da operação logística é a auditoria de frete, prática que permite ao embarcador identificar se o que foi cobrado pelo transportador está de acordo com a tabela previamente negociada. Basicamente, a auditoria serve para realizar a conferência das faturas enviadas e, por isso, está diretamente relacionada com a boa gestão de valores de frete de uma empresa.

Ninguém quer correr o risco de pagar um valor de frete equivocado, certo? Então, para não sofrer prejuízos com uma alta nos custos devido a erros de cálculo, a auditoria de frete se tornou uma tarefa que precisa ser executada diariamente por uma embarcadora. Averiguar se as cobranças estão adequadas ao que foi planejado e estabelecido na tabela acordada e identificar divergências e duplicidades, ou uma cobrança de serviços que não foram prestados pela transportadora, deve estar, portanto, na agenda dos gestores.

 

 

Mas como funciona?

TRANS-02FEV18-BANNER2AUDITORIA-300x300 Auditoria de frete e o impacto na gestão de valoresA auditoria de frete é um processo que demanda uma série de esforços da equipe logística. Primeiramente, pelo grande volume de CT-es movimentados em apenas um dia –  e que pode alcançar a casa dos milhares todo mês. Em um segundo momento, devido à complexidade das tabelas de frete comum em boa parte das contratações. E, por último, mas não menos importante, para decidir qual o melhor momento de realizar a auditoria.

Muitas empresas acabam conferindo o valor cobrado somente na fatura – e isso pode ser um problema no momento de fazer o controle de cobranças. A melhor hora para fazer a validação é na emissão do CT-e. Assim, todo dia, você verifica os conhecimentos recebidos e faz a checagem do que foi cobrado com o que foi negociado. Ao identificar uma divergência de valores, pode acionar diretamente a transportadora para resolver – existem procedimentos a serem seguidos e um prazo limite para o cancelamento. No caso da fatura, o processo se torna muito mais burocrático. É preciso fazer uma retificação, cancelar ou lançar um abatimento na cobrança e isso envolve outras áreas dentro da empresa, como a fiscal, a tributária e a de controladoria, por exemplo, o que pode gerar mais transtornos para o embarcador.

Além disso, essa é uma operação que exige uma margem de erro mínima, senão o impacto pode ser gigante no resultado de frete. Para isso, contar com o apoio de profissionais qualificados e sistemas de gestão, como o nosso TMS Embarcador, que auxilia no processo de auditar fretes e faturas de forma ágil, é imprescindível.

 

Como surgem as divergências de frete?

Algumas empresas ainda não enxergam a auditoria como um procedimento indispensável. Porém, é preciso lembrar que é por meio dela que se pode realizar uma melhor gestão do negócio. Além do controle dos custos, a conferência de cobranças leva qualquer gestor a identificar e corrigir falhas, evitando assim pagamentos indevidos.

Pensando que é preciso estar atento aos possíveis erros de cálculo de frete na emissão de documentos de transporte e de cobrança das transportadoras contratadas, separamos as principais origens das divergências de frete. Confira, a seguir:

  • Reajuste automático: um reajuste automático pode pegar qualquer embarcador de surpresa quando a atenção não está voltada à auditoria de frete. Muitas vezes, o embarcador não percebe o reajuste e acaba atuando com base na vigência anterior, pagando por um custo de frete maior do que o previsto, afinal, o transportador a partir da mudança já está emitindo o frete em cima de uma tabela que para ele é atual. Por isso, é preciso estar constantemente ligado nas cobranças enviadas pelas transportadoras, além de ser parceiro da transportadora ao ponto de fazer com que esse reajuste seja o menor possível para o seu bolso.
  • Não acatar o preço da cotação: geralmente na cotação o preço foge da tabela previamente acordada e esse é o único caso em que o preço da tabela negociada não será cobrado. É o valor da cotação que precisa vir na cobrança e o embarcador precisa estar atento a isso. Nesses casos, é importante que se tenha registro de todos os dados da cotação (número, data, valor, nome do responsável) e, no momento da auditoria, fazer a validação da cobrança a partir dessas informações e contestá-la em caso de divergência.
  • Frete calculado fora da tabela negociada: na maior parte das vezes, são pequenos detalhes que levam a erros no cálculo do frete. Calcular o frete fora da tabela acordada é um deles. Pode até parecer uma prática impossível, afinal, quem não teria esse cuidado? Porém, é muito provável se perder nesse controle devido, principalmente, ao grande número de CT-es emitidos diariamente. Portanto, a nossa dica é: fique atento ao cadastro das tabelas, já que a transportadora pode não ter a tabela cadastrada corretamente em seu sistema. Outro ponto de atenção é a escolha de uma ou outra tabela devido ao CNPJ, pois podem existir tabelas distintas para cada unidade da empresa embarcadora. Por fim, confira o tipo de operação realizada: o embarcador pode ter mais de uma tabela negociada com valores diferentes para fretes inbound e outbound, e isso pode impactar diretamente no resultado de frete.
  • Cobranças em duplicidade: um dos pontos cruciais de uma boa gestão de valores é acompanhar de perto a emissão de fretes e faturas. As transportadoras, geralmente focadas em coletar e fazer entregas, não voltam a sua atenção para isso e, normalmente, é trabalho do embarcador fazer esse controle. Sendo assim, as informações contidas em notas fiscais, conhecimentos de transporte, pré-faturas e faturas de frete precisam ser conferidas à medida que vão sendo emitidas. Assim, ao receber um CT-e ou fatura, o embarcador tem condições de consultar o histórico da nota fiscal e verificar se já há algum conhecimento ou cobrança da transportadora para aquela nota. Ou seja, a solução é realizar uma auditoria minuciosa dos documentos e manter um controle rígido em cima dessas cobranças, para não arcar com prejuízos ao pagar duas vezes pelo serviço contratado.
  • Serviços não prestados: uma das grandes falhas para as embarcadoras está no processo de gestão que envolve a emissão de conhecimentos e faturas. Não realizar uma auditoria eficiente pode levar a empresa a ser cobrada por um serviço que, de fato, não foi realizado ou contabilizado corretamente pela transportadora. Por isso, a importância da conferência de todos os itens lançados na fatura (ou nos conhecimentos de transporte) e do acompanhamento do histórico de cobranças. Verificar a relação das notas fiscais com aquilo que está sendo cobrado pode livrar você de pagar por um serviço que não foi efetivamente prestado.

 

Como combater essas divergências?

A empresa que ainda não utiliza um software especialista para realizar a auditoria automática de fretes e faturas precisa levar em consideração a relevância dessa atividade para a gestão de valores. O embarcador que tem esse processo como regra dentro da operação tem um melhor controle não somente dos custos, mas do negócio como um todo. E fazer isso de forma automatizada permite que qualquer embarcadora:

  • Aumente o controle em relação à conferência de valores;
  • Melhore a gestão financeira;
  • Reduza custos;
  • Fique mais atenta a qualquer tipo de cobrança divergente e tenha mais cuidado na emissão de documentos;
  • Solucione rapidamente o problema de uma cobrança divergente.

 

Gilson Chequeto
CEO e Diretor Comercial da transpoBrasil

 

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